(一)發布新聞稿之後,主動致電給記者。(二)發揮同理心,在工作上給予必要的尊重一個媒體公關人員的成功,是建立在對很多小細節的注重,個人認為最基礎二項基本功如下:1、截稿時間之時效掌控2、活動的通知與採訪上的協助 

 

作者:鄭匡博  http://ad5897mstpc.pixnet.net/blog (網路轉載、引用本文,需註明作者出處,開放轉載文章個別機關或個人網站皆限用貳篇,且不得更動其內容與排序;本文僅供個人閱覽或研習,不得用於教學、出版、重製及商業等相關行為)

 

(一)發布新聞稿之後,主動致電給記者,表明您的身份、背景,今天發了什麼樣的稿件給記者,及其新聞價值何在?以上的動作是禮貌性的通知,亦是說服記者的最佳機會!因為記者原本可能一看到您下的標題,主觀上就覺得不喜歡或不重要,而不想處理;或是發稿人是誰,他不認識、不熟而不願處理,這些都有可能在這一通電話後而改觀。 

 

通常記者在聽完電話後,都會很客氣地跟您說聲:謝謝,他知道了。所以不需要害怕打電話給記者,或怕打擾到記者;如果他正在忙,或真的沒興趣,他會主動告訴您,您就識趣地,下次再打。與媒體關係也是這樣開始建立與累積的,一回生、二回熟,如果您沒有把握每次發稿的機會,藉此與媒體交流,那麼您與媒體的關係永遠是零,也無法累積新聞稿成功見報的機率。 

 

(二)發揮同理心,在工作上給予必要的尊重。一個媒體公關人員的成功,是建立在對很多小細節的注重,個人認為最基礎二項基本功如下: 

 

1、截稿時間之時效掌控

 

一般報業的截稿時間是在每日下午4時30分,記者要打電話跟駐地特派員報告今    日所採訪之新聞內容,另外撰寫稿單(新聞則數、標題與內容簡介)回傳報社,以預留報紙版面;若您新聞稿具時效性,隔日不刊出就過時,一定要在截稿時間前,向記者告知或發布,而不是事後硬要插隊、補位,增加記者困擾。雜誌則視    每本出刊日不同,截稿時間也不一,需要您另外事先去詢問清楚。 

 

2、活動的通知與採訪上的協助

 

(1)舉辦記者會或其他中大型活動時,對記者邀請,首先一定要在一週前,以打電話、寄電子郵件及正式邀請函通知記者,文件上並附上活動地點之交通地圖,以方便記者預排行程;另活動前一日再打電話提醒。

 

(2)新聞稿的發布,可事先寄一份,另活動現場並有備份供隨時索取。 活動後,新聞稿有部分更動或添加,則再寄一份給記者,並打電話說明之。

 

(3)由衷感謝蒞臨現場的記者,親自接待並協助採訪順利。除記者身份外也把他們當作是貴賓,亦是工作人員,並把這兩者的福利與記者共享;例如,事先準備好要給貴賓的免費停車券,或預定好給貴賓的專用車位,也請留給記者 一份,不要讓他們來採訪,找不到停車位,或還要自掏腰包付停車費。另外,給工作人員的餐盒也預留一些給記者,以感謝他們報導活 動的辛勞,報社及雜誌記者一人給一份,電視台記者則給三份(文字記者、攝影記者與採訪車司機)。再者,記者想要做專訪時,也要立即安排長官受訪,首長沒空,找發言人;發言人沒空,找一級主官,千萬不能讓媒體有被冷落、大小眼對待的感覺。

 

以上這些都是合情合理的人情事故,若沒有給予記者這些必要協助與禮遇,讓他們在採訪過程中感覺不舒服、不受重視,那麼下次他們就再也不會來參加貴組織所辦的任何活動了,不可不慎!

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